Schneller arbeiten durch Ordnung im Büro

Arbeiten macht mehr Freude, wenn das Büro aufgeräumt ist. Das kann sicher jeder bestätigen. Außerdem entfällt lästiges Suchen und die einzelnen Aufgaben gehen schneller von der Hand, wenn nicht erst lange umgeräumt werden muss. Der Ballast, der sich oft über Tage oder gar Wochen auf dem Schreibtisch, in Regalen und auf anderen freien Flächen ansammelt, behindert die Arbeit. Die Stimmung sinkt und die Motivation fällt ab. Mit ein paar Tricks und Handgriffen kann schnell Ordnung im Büro geschaffen und erhalten werden.

Das Büro ist wichtiger Lebensraum

Im privaten Bereich herrscht Ordnung, doch das Büro wird wie ein Stiefkind behandelt? Keine Sorge, es geht nicht nur Ihnen so. Dabei verbringen die meisten Menschen viel Zeit im Büro. Der Arbeitsplatz ist ein Lebensraum, der ein wenig Aufmerksamkeit verdient hat. Mit den folgenden Hinweisen gelingt es Ihnen, eine nachhaltige Ordnung im Büro herzustellen. So werden Sie und Ihre Besucher sich wohler fühlen und die Arbeit macht nicht nur mehr Freude, sie geht auch schneller von der Hand.

Alles beginnt mit dem ersten Ãœberblick

Überlegen Sie, bevor Sie starten, welcher Bereich zuerst aufgeräumt werden soll. Nehmen Sie sich nicht den ganzen Raum für einen einzigen Tag vor. Das frustriert unter Umständen und ist oft auch gar nicht zu schaffen. Zerlegen Sie die Aufgabe in viele kleine Einzelaufgaben und erledigen Sie jeden Tag einen kleinen Teil. Dabei sollten Sie mit dem Aspekt beginnen, der die größte Behinderung im täglichen Arbeitsablauf darstellt.

Stückweise neuen Schwung ins Büro bringen

Wenn Sie sich einen Plan zurecht gelegt haben, können Sie starten. Teilen Sie alles, was im Büro herumliegt, in drei Kategorien ein.

Ihre Kategorien sind:

• Müll
• Aufbewahrung
• Aktuelle Arbeitsunterlagen

Besorgen Sie sich einen Mülleimer und einen Karton oder eine Kiste. Jetzt entscheiden Sie, in welchem Bereich Sie beginnen wollen. Wichtig für Ihre Effizienz ist, dass Sie einen Bereich vollkommen aufräumen und nicht ständig hin und her wechseln. Müll werfen Sie sofort in den dafür vorgesehenen Behälter. Für die Dinge und Unterlagen, die Sie aufbewahren wollen, schaffen Sie Platz in den Möbeln und die aktuellen Arbeitsunterlagen verstauen Sie in einem Karton oder einer Kiste. Wenn die Ordnung im ersten Bereich hergestellt ist, können Sie zu Lappen und Staubsauger greifen. Reinigen Sie alle Flächen und auch den Boden. Durch diesen sauberen Eindruck fällt es Ihnen leichter, die Ordnung auch zu halten.

Geeignete Büromöbel machen den Unterschied

Ein gut gestaltetes Büro sollte über ausreichend Möbel zur Aufbewahrung verfügen. Geeignete Büromöbel sind der Schreibtisch, Regale, Schränke und Rollcontainer. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Möbel genutzt werden können, um beispielsweise Ordner oder Unterlagen aufzunehmen. Büromöbel haben Abmessungen, die zu den meisten Materialien passen. So bleibt ein ordentlicher Eindruck erhalten. In offenen Regalen finden Bücher und Ordner Platz, Kommoden fassen alle Materialien, die nicht im Sichtfeld sein sollen und müssen. Der Schreibtisch sollte groß genug sein, um neben Platz für die Technik auch noch freie Fläche zum Arbeiten zu bieten.

Ein Plus für den Schreibtisch

Um einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben, sollte er durch einen Rollcontainer ergänzt werden. Rollcontainer in verschiedenen Ausführungen bieten für Ihre individuellen Ansprüche genug Stauraum und sehen dabei auch noch gut aus. Die Materialien und Unterlagen der dritten Kategorie "aktuelle Arbeitsunterlagen" sind in einem Rollcontainer sehr gut aufgehoben. So haben Sie die Unterlagen während der Arbeit immer schnell zur Hand. Die meisten Rollcontainer haben drei bis vier Fächer. Entscheiden Sie, welches Fach für welche Dinge gedacht ist. Ins oberste Fach können Sie Arbeitsmaterialien wie Stifte und Locher, Klebstoff und ähnliches legen. In Fach darunter packen Sie Dokumente, die aktuell für Ihre Arbeit wichtig sind. Ein weiteres Fach kann für Unterlagen bestimmt sein, die Sie aufbewahren müssen. Das sind zum Beispiel ein Fahrtenbuch oder ein Schlüssel für den Safe und Stempel etc. So sind Sie für den Arbeitsalltag gut gerüstet, ohne Ihre wertvolle Zeit durch Suchen zu verschwenden.

Ablagesysteme mit Erfolgsgarantie

Unterlagen, die Sie nicht mehr brauchen, aber aufbewahren müssen oder wollen, sollten ihren Platz nicht in Stapeln auf dem Schreibtisch finden. Ordner sind perfekte Helfer, um eine klare Übersicht zu schaffen. Beschriften Sie die Ordner eindeutig und benutzen Sie Trennstreifen, damit Sie auch im Ordner nicht suchen müssen. Die Ordner stellen Sie in ein Regal oder auf eine Kommode. Wenn Sie Ablagekörbe verwenden, achten Sie hier darauf, die Körbe korrekt zu beschriften und regelmäßig zu ordnen. Vieles bleibt einfach in der Ablage liegen, obwohl es längst in einem Ordner abgeheftet sein könnte. Überlegen Sie sich, in welchen zeitlichen Abständen Sie die Ablage zukünftig sortieren wollen. Wenn Sie sich feste Termine setzen, an denen Sie die Ordnung in Büro erhalten wollen, bleiben Ihnen zukünftig größere Aufräumaktionen erspart.

Ein Ordnungsplan für den Arbeitsplatz könnte folgendermaßen aussehen:

• Ablagen durchsehen: vor jedem Wochenende
• Ordner auf Aktualität prüfen: vor jedem Monatsende
• Schreibtisch aufräumen: vor jedem Feierabend
  

Atmosphäre schaffen mit freundlichen Details

Frische Blumen oder eine hübsche Topfpflanze gibt einem Büro eine freundliche und einladende Stimmung, die die Motivation zu heben hilft. Wenn Sie eine Pinnwand nutzen, räumen Sie auch diese regelmäßig auf. Notizen, die Sie nicht mehr brauchen, sollten im Müll landen. Vergilbte Postkarten mit Urlaubsgrüßen von Kollegen sind ebenfalls nicht ansehnlich. Geben Sie Ihrem Büro eine freundliche und persönliche Note, so werden Sie mehr Freude an der Arbeit und am Halten der Ordnung haben.

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